Gerir e Organizar Sistemas de Informação

Conhecer conceitos de Sistemas de Informação:

• Evolução
• Era do DOS
• Era do Windows
• Era da WEB
• Componentes e funcionamento

Conhecer conceitos do tratamento da informação:

• Os dados
• A informação
• Os registos
• Os ficheiros
• As bases de dados

Identificar os processos:

• Os fluxos de informação
• Os organigramas

Identificar os Sistemas de gestão:

• As necessidades de gestão
• Os níveis de gestão
• Os tipos de abordagem
• As linguagens

Sistema de Informação

Sistema de Informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que trabalham em conjunto para atingir um objetivo comum.  Num sistema existem entrada de dados,  processamento,  armazenamento e saída de informações.  As informações obtidas permitem à organização de uma empresa tomar as decisões mais adequadas.

Um Sistema de Informação manipula dados e gera informação, usando ou não recursos informáticos.

Um Sistema de Informação pode ser  automatizado ou manual.  Em qualquer um deles existem pessoas,  máquinas, e/ou métodos organizados para recolher,  processar e transmitir os dados que representam informação para os utilizadores.

É a interação das Tecnologias de Informação com a componente humana que faz com que um Sistema de Informação tenha funcionalidade e utilidade para as organizações.

Vantagens de um Sistema de Informação bem construído:

Otimizar o fluxo de informação permitindo uma maior agilidade e organização;

Reduzir os custos operacionais e administrativos e ganho de produtividade;

Maior integridade e veracidade da informação;

Maior estabilidade;

Maior segurança de acesso à informação.

As informações obtidas devem ser de boa qualidade, pois são essenciais para uma boa tomada de decisão.

Evolução dos Sistemas de Informação

Antes de 1940

Nesta altura não se utilizavam os computadores. Os sistemas de informação nas organizações baseavam-se basicamente em técnicas de armazenamento e recuperação de informações de grandes arquivos. Geralmente existia a figura do "arquivador", que era a pessoa responsável em organizar os dados, registá-los, catalogá-los e recuperá-los quando necessário.

Esse método, apesar de simples, exigia um grande esforço por parte das pessoas para manter os dados atualizados e em caso de necessidade recuperá-los.

Com as informações em papéis era muito difícil fazer o cruzamento e análise dos dados.

Por exemplo, a elaboração do inventário de equipamento de uma empresa, era uma tarefa difícil, pois a atualização dos dados não era uma tarefa prática e quase sempre envolvia muitas pessoas, o que aumentava a probabilidade de ocorrerem erros...


Redundância de dados, dificuldade de manutenção e integridade dos dados

1940 - 1952

Nessa época os computadores eram constituídos por válvulas eletrônicas, era uma técnica lenta e pouco durável. Os computadores só tinham utilidade cientifica, para poder fazer cálculos mais rápidos.

Eram utilizadas muitas pessoas para manter o computador a funcionar, fazer a manutenção das válvulas e de quilômetros de fios, que eram trocados e ligados todos manualmente.

Essas máquinas ocupavam grandes áreas.

A programação era feita diretamente, na linguagem de máquina.

Os novos dados eram inseridos por papel perfurado.

1952 - 1964

 

Surgiram os transístores, diminuição do tamanho das maquinas, aumento da capacidade de execução de cálculos em relação à geração anterior.

Iniciou-se a comercialização dos computadores que eram vendidos para as grandes empresas.

Surgiram os transístores, o microprocessador, a linguagem de programação dominante era ASSEMBLY. Os cálculos eram muito lentos (milionésimos de segundo).

Surgiram formas de armazenamento cada vez maiores: fitas e tambores magnéticos.


1964 - 1971

Foi criado o Circuito Integrado. O Processamento de dados era mais rápido, eram executados vários processos em simultâneos.

Integração em grande escala.

A linguagem utilizada era agora uma linguagem universal e assemelham-se cada vez mais com a linguagem humana. 


1971 - 1981

Surgiram os microprocessadores, o que levou à redução do tamanho dos computadores (microcomputadores). Surgiram novas linguagens de alto-nível e nasceu a transmissão de dados entre computadores através da ligação em rede.


1981 – aos dias de hoje

Surgiu a Inteligência Artificial, com altíssima velocidade (com um ou mais núcleos por processador, grande frequência e transferência de dados entre os componentes do computador).

Programas com alto grau de interatividade com o utilizador.

A rede mundial (Internet) que impulsionou em grande escala informática.

PDA, telemóveis de 3º geração.

 

Era do DOS

 

DOS (Disk Operation System)-nome do sistema operativo da Microsoft que fez muito sucesso até o início dos anos 90 e que permitiu que os PCs se tornassem populares.

Principais características dos sistemas de informação nesta época:

 

Ecrã em modo texto, uso do teclado;

 

Os sistemas de informação eram usados para processos repetitivos e em substituição da máquina de escrever;

 

Usados em grandes empresas ou segmentos específicos de mercado;

Principais linguagens de programação: Clipper e COBOL;

Principais bases de dados: DBF e ficheiros de texto;

Havia profissionais específicos para trabalhar com os sistemas de informação.

Era do Windows

 

O Windows veio substituir o DOS. Trouxe o conceito de janelas, e incorporou novas formas de trabalhar no computador, como o uso do rato, arrastar e soltar, entre outras. O Windows proporcionou uma grande evolução dos sistemas de informação.

Principais características dos sistemas de informação nesta época: 

Ecrã em modo gráfico - Janelas do Windows, uso do rato (resistência no início);

Os sistemas de informação chegaram às empresas de menor e maior dimensão;Surgiram os Sistemas de Informação para gestão empresarial, os sistemas bancários, automação industrial;

Principais linguagens de programação: Visual Basic, Delphi, Java, C++;

Principais bases de dados: Oracle, SQL Server, Paradox, Access, DB2, Sybase, outros;

Em vez de uma só pessoa, começaram a ser várias a utilizar estes sistemas.

 

Era da Web

A era web proporcionou uma nova evolução nos sistemas de informação. Os sistemas web based (sistemas baseados em web) são aqueles que utilizam browsers, que são cada mais utilizados (diariamente).

Principais características dos sistemas de informação nesta época: —

Uso da Internet e do browser como plataforma;

Aplicações B2B – Gestão de negócios entre empresas;

B2C - Comércio eletrônico;

Web 2.0 - Sistemas colaborativos;

SaaS - Software as service - Software como serviço;

Principais tecnologias: HTML, Javascript, CSS, ASP, ASP.NET, PHP, JSP, PL e
ColdFusion;

Principais bases de dados: SQL Server, Access, MySQL, Oracle, etc;

O próprio utilizador passou a trabalhar com os sistemas.


Exemplo: uma compra numa loja virtual. Nesse caso o utilizador faz o pedido, faz o pagamento, escolhe a forma de entrega (logística), etc.

Tudo isto sem a interferência de um colaborador interno da loja.


Funcionamento de um Sistema de Informação

Um S.I.  pode ser dividido em 3 partes:

Como qualquer outro sistema, o SI inclui a entrada (input)que envolve a recolha de dados brutos dentro da empresa ou do ambiente externo. 

O processamento envolve a transformação dessa entrada bruta numa forma mais útil e apropriada. 

A saída (output) envolve a transferência de informação processada às pessoas ou atividades que a usarão.   

O S.I. processa os entradas e produz saídas, que são enviadas para o utilizador ou para outro sistema.

Pode conter também um mecanismo de feedback que controla a operação.

Entrada - recebe todos os dados, informações, regra de negócios, obtidos no interior da empresa ou no externo (jornais, revistas, pesquisa). 

Processamento / Controlo - faz todo o processamento para transformar os dados, informações e regras de negócios em informação.

Saída - gera os resultados para que possa dar um suporte na tomada de decisões aos orgãos de gestão de uma empresa.

Componentes de um Sistema de Informação computadorizado

Segundo Turban ,McLean e Wetherbe, um sistema de informação baseado em computadores é um método que utiliza tecnologia de informação e comunicação para executar algumas de de um conjunto de tarefas desejadas.

Pode ser composto apenas por um computador pessoal e software, ou incluir milhares de computadores de diversos tamanhos com centenas de impressoras e outros equipamentos, bem como redes de comunicação e bases de dados.

Hardware: são computadores e periféricos como: impressora, processadores, monitores, teclados, discos externos, pen’s, etc. Juntos, recebem dados e informação, processam-nos e permitem a sua visualização. 

Software: é um conjunto de programas que permitem que o hardware processe os dados. O software de aplicação e o software de sistema. 

Pessoas: são os indivíduos que trabalham com o sistema ou utilizam a sua saída. São utilizadores e operadores de hardware e software. 

Base de Dados: é uma coleção de ficheiros, tabelas e outros dados inter-relacionados que armazenam dados e as suas despectivas associações. 

Redes: é um sistema de ligação que permite a partilha de recursos entre diversos computadores.
 

Procedimentos: são um conjunto de instruções que permitem aos elementos mencionados processar as informações e gerar as saídas desejadas. Também podemos dizer que são as funções que o sistema deve executar.


Necessidades de Informação

Um SI envolve muito mais do que apenas os computadores.

O sucesso na aplicação de um SI computadorizado requer a compreensão do negócio e do ambiente ou meio onde vai ser implementado.

Por exemplo: para construir um SI que dê apoio às transações realizadas num hipermercado, é preciso compreender e perceber todos os processos e procedimentos que lhe estão relacionados, como a compra e venda de produtos nas suas lojas, regulamentos e normas que se aplicam a este ramo de negocio, etc.

Os computadores num sistema de Informação, não são tudo, são apenas uma parte de um complexo sistema que precisa de ser analisado, desenhado, implementado e apoiado (manutenção).


Fluxos de Informação

Num sistema existem fluxos de informação que têm que ser representados de alguma forma para podermos entender, implemenar e manter o sistema. Para tal usam-se algumas ferramentas de modelagem/representação:

—Diagrama de fluxos de dados (DFD) 

—Modelo Entidade e Relacionamento (MER)

Diagrama de fluxos de dados (DFD) é uma ferramenta utilizada para a representação de sistemas, que fornece apenas uma visão do sistema e as suas funções, ou seja, o fluxo dos dados.

Modelo Entidade e Relacionamento (MER) é uma ferramenta no qual são representadas as entidades e os relacionamentos entre os dados. A representação dos dados são mais importantes que as funções.

Organigrama

Organigrama é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

Foi o norte-americano Daniel C. McCallum, administrador dos serviços ferroviários, no ano de 1856, que criou os primeiros organigramas.

Os organigramas mostram como estão dispostas as unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre elas.

Os órgãos são unidades administrativas com funções bem definidas.

Num organigrama, os órgãos estão dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles.

Num organigrama vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior é a autoridade e responsabilidade da pessoa que o desempenha.

 

Níveis de gestão
 

 A pirâmide empresarial é composta pelos seguintes níveis estratégicos:

Estratégico

Tático

Operacional

 

 

Sistemas de Informação (nível operacional)

Formado por operações rotineiras,  normalmente trabalha com um grande volume de operações de entrada e saída.

Exemplos:

• formulários de registo,
• relatórios de conferência de dados,
• listagens,
• consultas e modificações de dados.

Sistemas de Informação (nível tático)
 
Agrupam e sintetizam os dados/informação das operações da organização para facilitar a tomada de decisão pelos gestores da organização.  

 

Exemplos:

• Projeção de vendas para o mês seguinte,
• Análise de clientes, produtos ou mercado,
• Lucro que se terá por produto,
• Relatórios analíticos e sintéticos.

Sistemas de Informação (nível estratégico)

 

Formado por operações  estratégicas;  apoiam a alta direção filtrando as informações fundamentais e altamente estratégicas.

Exemplos:

• Sistemas de controle de tráfego aéreo,
• Controle de trânsito,
• Sistemas que apoiam a alta direção das organizações e governos.